6 Petua Membeli Mesin Penyalin

Dokumen Merupakan Tunjang Perniagaan Anda

Setiap perniagaan hari ini bergantung pada maklumat untuk beroperasi dengan berkesan. Bagi kebanyakan perniagaan, maklumat tersebut terkandung dalam dokumen – invois memastikan wang tunai, borang dan dokumen HR, spreadsheet dan dokumen strategi untuk membuat keputusan, daftarnya panjang dan beragam.

Itu jelas sebahagian kecil dari senarai kemungkinan dokumen. Dokumen perlu tersedia untuk digunakan apabila diperlukan dan dapat diakses hanya oleh mereka yang mempunyai kelayakan yang sesuai.

Mesin fotokopi digital anda adalah komponen penting untuk memastikan perkara itu berlaku.

Penyalin Digital – Batu Kunci Komunikasi Pejabat

Mesin penyalin digital direka untuk membuat dokumen dan juga untuk membaginya.

Cetak dan salin – Untuk menyatakan yang jelas, penyalin boleh membuat salinan dokumen untuk diedarkan kepada pelanggan, rakan sekerja, atau diri sendiri. Keupayaan mencetak telah menjadi standard pada mesin fotokopi selama beberapa dekad sekarang.

Fax – Mudah dilupakan hari ini, tetapi kebanyakan mesin fotokopi juga dapat menghantar faks untuk industri – seperti harta tanah dan industri perundangan – masih banyak bergantung pada tandatangan fizikal.

Scanning – Di sinilah mesin fotokopi digital hari ini dapat menambahkan komunikasi. Saya akan menyebutkan tiga cara:

1. Mengimbas ke e-mel – E-mel masih kuat sebagai kaedah paling asas dan berguna untuk berkongsi maklumat dalam syarikat dan antara syarikat dengan pelanggan.
2. Dokumen digital – Mengubah dokumen kertas menjadi dokumen digital membolehkan sesiapa sahaja (dengan izin) berkongsi dokumen tersebut dengan mudah dan cepat mendapatkannya.
3. Proses automasi – Lancarkan kerja untuk mengeluarkan kertas dari proses perniagaan dan menyelesaikan kerja dengan lebih pantas. Saya pernah menulis mengenai perkara ini sebelumnya.

Bila tiba masanya anda mempertimbangkan sewa mesin fotokopi anda sekarang, atau jika anda mengatasi infrastruktur peralatan pejabat anda sekarang, gunakan pendekatan anda untuk memikirkan penyalin. Bukan sekadar perkakasan yang mengeluarkan salinan kertas berdasarkan perintah, mereka juga boleh melakukan lebih banyak perkara untuk perniagaan anda. Rancang dengan sewajarnya.