8 Petua Persediaan Dokumen untuk Pengimbasan Lebih lancer

1. Pilih Pertandingan.

Memastikan anda mempunyai peranti yang betul sangat penting untuk pengalaman pengimbasan yang lebih lancar. Pilihan untuk peranti tangkapan tersedia dalam pelbagai jenis kelajuan dan ukuran – dari peranti berkelajuan tinggi dengan kemampuan ribuan halaman per jam hingga pengimbas desktop peribadi kecil yang hanya mampu memuatkan 10 halaman per minit – yang mudah diberikan naik dan pilih yang kelihatan seperti mungkin. Sebaik-baiknya, anda memerlukan pengimbas yang memenuhi keperluan anda. Orang yang mempunyai kemampuan untuk cukup cepat untuk menyelesaikan pekerjaan, tetapi dengan sedikit kapasiti yang tersisa untuk saat-saat ketika anda memerlukan sedikit lebih banyak kapasiti dari biasanya.

1. Kepantasan – Memilih pengimbas yang betul boleh menjadi luar biasa … begitu juga harganya. Oleh itu, cari peranti yang tidak akan menghabiskan lebih banyak masa anda daripada yang diperlukan, peranti “cukup cepat”.
2. Format – Apakah ukuran dokumen yang anda imbas? Adakah anda perlu mengimbas banyak foto atau dokumen berukuran sah atau kad insurans? Apa sahaja yang anda imbas, anda pasti memastikan peralatan anda dapat mengendalikan format tersebut.
3. Pengumpan Dokumen Automatik (ADF).

Anda tahu baki pada peranti yang anda letakkan untuk mengimbas dokumen anda, yang secara automatik “memasukkan” dokumen anda ke dalam pengimbas? Itulah penyuap dokumen automatik. Pastikan ia berfungsi! Anda tidak mahu memberi makan dokumen satu demi satu, melainkan anda mengimbas dokumen atau buku yang rapuh. Dari 10 hingga ratusan dokumen, teruskan dan lepaskan dan tekan butang.

3. Halaman Ripped.

Bayangkan sebuah roda 18 membanting brek di jalan yang hujan lebat. Apa yang akan berlaku? Ia mungkin akan menjadi pisau. Itulah juga yang akan berlaku jika anda memasukkan halaman yang terkoyak atau terkoyak ke dalam pengimbas anda. Perkara terakhir yang ingin anda lakukan adalah membuka dan membuang kepingan dokumen yang terkoyak, jika anda boleh sampai ke sana. Pergi perlahan, cepat. Luangkan masa untuk mengambil halaman yang dirobek. Sedikit penyediaan dokumen sebelum mengimbas jauh.

4. Periksa Logam.

Pastikan anda merasa dan mengeluarkan klip kertas dan / atau staples. Salah satu daripada ini boleh merosakkan peranti pengimbas dan dokumen anda dan berpotensi memerlukan perkhidmatan pembaikan. Sekiranya anda menjumpai dokumen terperangkap, pisahkan halaman – berkali-kali halaman akan melekat jika tidak. Konsep yang sama dengan memeriksa poket anda sebelum membuang pakaian anda ke dalam basuh sehingga anda tidak berakhir dengan permen karet cair atau ChapStick di seluruh seluar jeans baru anda.

5. Kipaslah.

Kadang-kadang kertas yang dipindai terlalu “bersih”, yang bermaksud ia dapat memberi makan lebih banyak. Buat sedikit ruang dan udara di antara dokumen dengan mengambil ibu jari dan menggerakkan tepi timbunan, seperti yang anda mahukan dengan setumpuk kad atau semasa anda mencari buku. Ini akan menghilangkan elektrik statik yang boleh menyebabkan halaman “melekat” bersama.

6. Pengesanan halaman pelbagai suapan / kosong.

Ini sebenarnya tidak termasuk dalam kategori petua penyediaan dokumen, tetapi tetap membantu produktiviti. Sebilangan besar pengimbas akan mengesan suapan berganda atau halaman kosong, yang membolehkan anda mencari dokumen yang diberi dua kali dan menyimpannya semula.

7. “Kumpulan. . . kita memang memerlukan banyak bau.”

Ketika mengatur dokumen, lakukan mengikut jenis – lebih mudah bagi anda untuk menyimpan kumpulan dokumen ke lokasi yang sama. Anda juga boleh menambahkan lembaran pemisah kumpulan dengan kod bar untuk pengimbasan dokumen apabila anda mempunyai banyak dokumen yang akan diimbas – tetapi kami akan menyimpannya untuk waktu yang lain. Anda juga dapat mengelompokkan dan membuang atau membuang dokumen kertas dengan lebih banyak.

8. Pastikan ia bersih.

Anda mesti memastikan kertas itu siap tetapi, di samping itu, anda juga ingin memastikan pengimbasnya juga. Bersihkan noda, kotoran, dan kotoran terkumpul dari kertas dari kaca pengimbas. Anda harus membersihkan sekerap yang anda boleh mengimbas. Semakin banyak anda mengimbas, semakin banyak anda harus membersihkan.