6 Kelebihan Fungsi Scan

1) Menyimpan dokumen di komputer anda

Anda tidak akan membuang masa 50 minit lagi dengan berusaha mendapatkan dokumen yang terdapat dalam koleksi helaian di meja anda dengan mengimbas dokumen dan meletakkannya di komputer atau pelayan anda. Sekiranya meja anda berukuran kotak kasut, jika anda mempunyai seratus invois untuk disimpan dengan teliti dan jika anda benar-benar duduk di atas timbunan kertas kerana kekurangan simpanan, ciri imbasan menjadi lebih berguna.

2) Lindungi keadaan dokumen anda

Sekiranya anda meminjamkan dokumen anda kepada rakan sekerja yang lain, keadaan kertas mungkin terjejas oleh penjepitan sudut halaman. Dokumen yang diimbas tidak akan terpengaruh dari perkara yang boleh membatalkan keaslian kandungan. Anda juga boleh menghantar dokumen yang diimbas ke e-mel rakan sekerja anda.

3) Hantar dokumen dalam bentuk PDF atau JPEG melalui e-mel

Anda boleh menghantarnya terus ke penerima melalui e-mel melalui ciri “imbas ke surat” melalui pemindaian dokumen. Kertas tersebut tidak perlu dihantar kepada anda dan kemudian dikembalikan kepada penerima. Dari skrin sentuh pencetak syarikat anda, anda boleh melakukan semuanya sekaligus. Namun, ingatlah untuk memeriksa alamat e-mel penerima, agar tidak menghantar dokumen rahsia kepada pelanggan yang berharga.

4) Menyimpan dokumen pada USB

Pada kebanyakan pencetak, ciri “imbasan ke USB” dapat diakses yang jauh lebih mudah jika anda tidak mempunyai akses ke komputer. Cukup imbas kertas, hantarkan ke kunci USB yang terpasang pada peranti, dan anda boleh menyimpannya di dalam poket anda.

5) Lindungi daripada bencana alam

Dokumen anda yang sangat penting akan disimpan dalam bentuk data dalam komputer. Sekiranya tempat anda mendapat bencana alam seperti ood, maka dokumen anda selamat kerana anda membuat sandaran daripada mengimbas dokumen. Jadi dokumen fizikal mungkin bergerak bersama dengan ood tetapi data anda dari komputer di awan akan menyimpannya. Jadi tidak ada lagi dokumen yang tidak selamat. Cukup, bersiaplah dan buat sandaran pada dokumen anda.

6) Kurangkan penggunaan kertas

Ciri imbasan menjadikan kerja di tempat kerja lebih mudah bagi anda. Ini juga memudahkan pertumbuhan persekitaran dan mengurangkan penggunaan kertas anda. Bila-bila masa anda mahu mencetak kertas anda, fikirkanlah untuk mengimbasnya. Ciri imbasan akan menyelamatkan dunia dan juga pengurus, baik dari segi ekonomi dan ekologi.